We hoeven je niet uit te leggen dat Microsoft Teams een moderne tool is en dat werken via de cloud dé manier is om jouw bedrijf klaar te stomen voor de toekomst. Sterker nog, misschien heb je wel al volledig afscheid genomen van je ouderwetse fileshare en voor het opslaan van je data gebruik je tegenwoordig SharePoint Online van Office 365. Wij kunnen ons voorstellen dat je het gevoel hebt dat deze moderne manier van werken je soms voorbij gaat. Toch vertellen we je graag de voordelen en welke ontwikkelingen er zijn op het gebied van modern werken.
SharePoint optimaal benutten
Zodra je succesvol bent overgestapt naar een centrale werkomgeving in de cloud, heb je de belangrijkste stap richting modern werken al gezet. Nu is het tijd om SharePoint Online als intranet verder in te richten en optimaal te benutten. Naast nieuws, aankondigingen en activiteiten, is dit namelijk ook de ideale plek om handboeken, formulieren en personeelsgidsen te delen. Medewerkers kunnen op hun beurt, dankzij een krachtige zoekfunctie, alle informatie vinden die ze nodig hebben. Snel, veilig en overzichtelijk op één centrale plek die vanaf iedere desktop, laptop, tablet of smartphone te bereiken is.
Next level samenwerken
Door het delen van relevante informatie met alle medewerkers via SharePoint Online, verbeter je de samenhang binnen de organisatie en creëer je meer betrokkenheid. Medewerkers zijn beter op de hoogte van wat er speelt en beschikken altijd en overal over de meest recente en relevante informatie. Die betrokkenheid kun je ook realiseren op teamniveau. Denk aan het samenwerken aan projecten, presentaties en documenten. Met Microsoft Teams til jij die samenwerking naar the next level.
Teams inrichten
Net als SharePoint is Teams onderdeel van Office 365. Nadat je Teams hebt geactiveerd, kun je aan de slag met het aanmaken van teams en kanalen. Waarschijnlijk denk je bij een team aan je directe collega’s, maar je kunt dit begrip veel breder trekken. Zo kan een team een afdeling zijn, maar ook een projectgroep, werkgroep of een aantal internationale collega’s met dezelfde functie. Op deze manier kan er voor ieder samenwerkingsverband een team aangemaakt worden. Maak het jezelf echter niet meteen te moeilijk en begin klein. Bijvoorbeeld met een digitale werkplek voor marketing (of sales, of HR, of …). Aan dit team voeg je verschillende kanalen toe zoals campagnes, evenementen en publiciteit. Zo kunnen gebruikers wennen aan Teams en kun jij ontdekken wat de beste configuratie is voor jouw organisatie.
Slimmer communiceren
Binnen Teams kunnen medewerkers vervolgens bestanden delen, documenten bewerken, notities toevoegen en met elkaar in gesprek gaan. Je kunt collega’s bijvoorbeeld vragen om feedback op een bestand dat je net hebt gedeeld, een 1-op-1 gesprek aangaan via de chatfunctie of een groepsgesprek starten. Dit werkt een stuk prettiger en efficiënter dan eindeloos heen en weer mailen of appen. Bovendien heb je binnen Teams, in tegenstelling tot bijvoorbeeld WhatsApp, grip op het platform waarop de communicatie plaatsvindt. Ook houd je overzicht over de voortgang van projecten, heb je altijd de laatste documentversie bij de hand en kun je direct de juiste collega aanspreken. Teams wordt zo een one-stop-shop voor bijna alles wat je tijdens je werkdag nodig hebt en geeft daarmee een hele nieuwe dimensie aan modern werken.