Microsoft Teams - de dagelijkse gebruikersrichtlijnen volgens Qubical
Microsoft Teams, dé samenwerkingsapp onder bedrijven! Deze app combineert de functies van Skype (chatten en conferencing), SharePoint en OneDrive (bestandsdeling en samenwerking), OneNote (notities maken), Planner (dagelijks projectbeheer), Stream (videosharing), plus in-app tabs die andere hulpprogramma's beschikbaar maken (mocht je die nodig hebben). The "best of all worlds" dus als het aankomt op een productieve zakelijke samenwerkingsapp.
Omdat Microsoft Teams steeds populairder wordt, is het belangrijk dat er binnen je bedrijf een standaard gebruiksmanier is, zodat jij en je collega's het beste halen uit Microsoft Teams. Hierbij wat gebruikers etiquette op een rij:
#1 Maak alleen nieuwe teams als dit nodig is
Voer eerst een zoekopdracht uit voor je een nieuw Team maakt. Misschien bestaat er al een Team dat aan je behoeften voldoet. Vind je niets? Overleg dan eerst met je collega’s zodat je zeker weet dat jullie het erover eens zijn dat een nieuw Team de juiste oplossing is. Vaak is een nieuw kanaal voldoende.
#2 Maak alleen nieuwe kanalen als ze echt nodig zijn
Het komt vaak voor dat er te veel kanalen zijn, wat leidt tot verwarring over wat waar te plaatsen. Vermijdt dat vanaf het begin door geen nieuw kanaal aan te maken tenzij dat echt nodig is. In de praktijk heb je meestal minder kanalen nodig dan je vooraf had bedacht.
#3 De like-knop is er niet voor niets
Gebruik de like-knop als equivalent voor ‘got it’, ‘sounds good’ en ‘okay’. Dit bespaart onnodige berichten.
#4 Beperk je tot een mappenstructuur van 3 niveaus
Dit is niet alleen overzichtelijker, er is ook een tekenlimiet voor de lengte van het pad. Je kunt trouwens ook je bestanden in SharePoint zien als je dat wilt. Klik op het tabblad ‘Bestanden’ en vervolgens op openen in SharePoint.
#5 Nieuw toegevoegde deelnemers zien eerdere discussies in die chat
Als je iemand toevoegt aan een bestaande chat, ziet die nieuwe persoon alle eerdere gesprekken. Voordat je iemand toevoegt, moet je eerst even controleren of het goed is dat ze zien wat eerder werd besproken.
#6 Gebruik bots
Waarom doe je al je werk zelf? Chatbots helpen je dingen gedaan te krijgen zonder er al te veel energie in te steken. Hoewel bots nog in de kinderschoenen staan, is er in de Teams App Store al veel om uit te kiezen, zoals bijvoorbeeld Adobe Sign en Polly. Of voeg de Microsoft Teams T-bot toe aan je chat, meer informatie daarover kan je hier vinden.
#7 Meeting & Calls
Als je tijdens het plannen van een vergadering een volledig team uitnodigt, gebruik dan de optie ‘Selecteer een kanaal om in te vergaderen’. Als je alleen bepaalde personen wilt uitnodigen, gebruik deze optie dan niet. Het selecteert het hele team, ongeacht wat.
Meer weten?
We hebben al eens een Microsoft Teams Tips & Tricks met jullie gedeeld, die is hier te vinden. Ook heeft Microsoft zelf natuurlijk genoeg informatie beschikbaar, je kunt bijvoorbeeld een interactieve demo volgen (Engels) die je meer inzicht geeft over hoe Teams werkt. Én een quick-start-guide als naslag werk. Naast dit alles is het natuurlijk ook gewoon mogelijk om eens samen te zitten met één van onze accountmanagers om te kijken wat Microsoft Teams voor jouw organisatie kan betekenen, klik dan op één van de call-to-action knoppen.
